O impacto da digitalização nos Assuntos Regulatórios Farmacêuticos

por Andrea Bartolomei, Regulatory Operational Excellence Manager @PQE Group

No mundo acelerado dos produtos farmacêuticos, a revolução digital  impactou significativamente vários aspectos da indústria farmacêutica, incluindo assuntos regulatórios. À medida que o setor farmacêutico se torna cada vez mais complexo, a adoção de tecnologias digitais tem um impacto importante na forma como os profissionais de assuntos regulatórios operam.  

 

Cenário digital

Os Documentos Técnicos Comuns Eletrônicos (eCTD) e os gateways de envio eletrônico tornaram-se a norma, levando a envios regulatórios mais rápidos e eficientes, mas uma nova etapa entrou no processo de digitalização que revolucionou os processos regulatórios na indústria farmacêutica. Os principais aspectos dos processos de digitalização em que os documentos são gerenciados têm impacto direto nos processos de coleta e envio de dados, reduzindo a probabilidade de erros e agilizando os prazos de aprovação.  

De fato, os profissionais de assuntos regulatórios podem acessar informações em tempo real, permitindo que tomem decisões baseadas em dados. Isso permite que eles identifiquem riscos potenciais antecipadamente, respondam rapidamente às mudanças nas regulamentações e abordem proativamente os problemas de conformidade. 

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Ações da EMA

A Agência Europeia de Medicamentos (EMA) tem explorado e proposto ativamente várias iniciativas de digitalização em assuntos regulatórios. Os esforços da EMA visam alavancar os benefícios da transformação digital para agilizar processos, aumentar a segurança do paciente e melhorar a colaboração entre as partes interessadas.  As principais iniciativas de digitalização da EMA são relatadas abaixo. 

  • SPOR (Substância, Produto, Organização e Referencial): SPOR é um programa abrangente que visa melhorar a identificação e o gerenciamento de medicamentos ao longo de seus ciclos de vida. Inclui o desenvolvimento de um repositório central para informações padronizadas sobre produtos, o que facilitaria o compartilhamento de dados e reduziria a duplicação de esforços. 
  • ISO IDMP (Identificação de Medicamentos): Os padrões ISO IDMP estão sendo implementados para estabelecer uma linguagem global comum para identificar e descrever medicamentos. Esta iniciativa visa melhorar a precisão e a consistência dos dados regulatórios. 
  • Sistema de Informação de Ensaios Clínicos (CTIS): O CTIS é um sistema centralizado projetado para agilizar o gerenciamento de informações de ensaios clínicos na União Europeia. Visa simplificar a apresentação e avaliação de dados de ensaios clínicos. 
  • ePI (Informações eletrônicas sobre produtos): A EMA tem trabalhado na digitalização de folhetos informativos de produtos (PILs) para fornecer aos pacientes e profissionais de saúde acesso fácil a informações atualizadas sobre medicamentos. 
  • Projeto de integração do conjunto de dados de aplicativos digitais (DADI): O DADI substituirá os formulários eletrônicos de inscrição em PDF (eAF) usados para envios regulatórios por formulários on-line, tornando o futuro processo de preenchimento e tratamento de envios mais eficiente.

Como estar pronto?

A digitalização em assuntos regulatórios farmacêuticos, portanto, tem um impacto no uso de várias ferramentas e soluções de software para agilizar processos, melhorar a eficiência e aumentar a conformidade. Abaixo estão algumas das principais ferramentas comumente usadas em assuntos regulatórios farmacêuticos: 

  • Software de envio eletrônico: Essas ferramentas são essenciais para criar e enviar dossiês regulatórios eletrônicos em formatos como eCTD. Eles ajudam a garantir que os envios estejam em conformidade com os padrões regulatórios.  
  • Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS): O software EDMS ajuda a gerenciar e organizar documentos regulatórios eletrônicos, garantindo fácil acesso, controle de versão e conformidade com os requisitos de retenção de documentos. O EDMS é comumente usado em vários setores para fins gerais de gerenciamento de documentos. 
  • Sistemas de gerenciamento de informações regulatórias (RIM): os sistemas RIM centralizam os dados regulatórios e fornecem uma única fonte de verdade para informações regulatórias. Eles simplificam os processos regulatórios e oferecem suporte à consistência dos dados. 
  • Sistemas de Gerenciamento de Ensaios Clínicos (CTMS): O software CTMS auxilia no planejamento, condução e monitoramento de ensaios clínicos. Ele ajuda no gerenciamento de dados, conformidade regulatória e colaboração entre as partes interessadas. 

Seus processos estão alinhados com as próximas mudanças?

A digitalização em assuntos regulatórios farmacêuticos otimiza os processos internos, melhorando a eficiência, a qualidade dos dados, a colaboração e a tomada de decisões, mas todas essas melhorias têm um impacto significativo nos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Isso significa que será necessário: 

  • Revise os procedimentos internos, sabendo que muitos aspectos devem ser considerados. 
  • Determine por que os POPs precisam ser revisados e atualizados. Indique claramente os objetivos da revisão e os processos ou procedimentos específicos que serão avaliados. Defina o escopo para garantir o foco. 
  • Monte uma equipe multifuncional que inclua diferentes partes interessadas. Busque informações e feedback das partes interessadas relevantes, incluindo funcionários que realizam os procedimentos e aqueles afetados por eles. Sua contribuição é valiosa na identificação de áreas de melhoria. 
  • Compare os POPs existentes com as melhores práticas, regulamentos e padrões atuais do setor. Identifique lacunas ou áreas onde as atualizações são necessárias. As verificações de consistência de linguagem, terminologia e formatação nos POPs devem ser seguidas para garantir que sejam fáceis de entender e seguir. 
  • Priorize as mudanças propostas com base em seu impacto na segurança, conformidade, eficiência e eficácia geral do processo. 
  • Comunique as atualizações a todo o pessoal relevante e forneça treinamento conforme necessário para garantir que eles entendam as mudanças e como implementá-las. Paralelamente, monitorizar continuamente a aplicação dos POPs revistos. Colete feedback de funcionários e partes interessadas para avaliar sua eficácia. 

Conclusão 

A transformação digital teve um impacto profundo nos assuntos regulatórios farmacêuticos. Desde a simplificação de processos e o aprimoramento da análise de dados até a promoção da colaboração e da conformidade, a digitalização revolucionou a maneira como os profissionais de assuntos regulatórios operam. A adoção de tecnologias digitais oferece imensas oportunidades de eficiência, velocidade e inovação no desenvolvimento de medicamentos e submissões regulatórias. No entanto, é essencial que a indústria enfrente desafios, como riscos de segurança cibernética e aceitação regulatória de novas abordagens digitais, para perceber plenamente os benefícios potenciais dessa revolução digital nos assuntos regulatórios farmacêuticos. 

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