Como implementar o LIMS

O número de dados produzidos em um laboratório vem crescendo continuamente com os anos. A implementação de um software LIMS permite que um único repositório de informação facilitando:

•    A harmonização dos processos dentro de diferentes entidades laboratoriais (ex: Microbiológico vs laboratórios químicos ou diferentes sítios de área laboratorial) através da definição padrão de fluxo de trabalho

•    A revisão dos dados gerados por motivos regulatórios ou não, incluindo, mas não se limitando a, tendência e geração de certificados
•    Uma redução na papelada usada e um decréscimo da demanda por arquivos físicos
•    A automatização de operações que conectem o LIMS com o ERP, MÊS, QMS, instrumentos analíticos, etc...
•    Operações dentro dos laboratórios, reduzindo erros manuais, com um aumento significativo em eficiência
•    O alcance da conformidade com as regulamentações aplicáveis (ex: FDA 21 CFR part 11, ISO17025, BPx etc..)
•    A remoção de outras ferramentas obsoletes como planilhas

Fica aparente que, tendo em vista a lista acima, a implementação de uma solução LIMS pode resolver muitos dos problemas laboratoriais, mas se a implementação não for adequadamente planejada e definida, ela não irá fornecer os resultados esperados. Esse é o motivo pelo qual é importante planejar minuciosamente as atividades de instalação, passando pelos passos de alto nível identificado no parágrafo seguinte.

Como implementar um LIMS

1)Requerimentos de Alto Nível e Seleção de Vendedor

O primeiro passo para um processo de instalação eficiente é a definição de requerimentos. É extremamente importante identificar quais as reais necessidades do laboratório para facilitar todas as próximas etapas de instalação, começando com a seleção do vendedor, passando por uma definição clara das novas expectativas de software até a liberação final e utilização do LIMS

Depois da definição dos requerimentos, é necessário que passe por uma seleção de vendedor  bem-feita para um vendedor adequado que possa dar suporte aos negócios. A seleção de vendedor é frequentemente subestimada e considerada como uma atividade morosa, porém a atividade aparenta ser crucial para o sucesso do projeto e evita atrasos na instalação.

Quando considerando vendedores em potencial, tem alguns aspectos que devem ser lavados em consideração antes da decisão final, por exemplo: a possibilidade de aplicar mudanças ao padrão de processo e funcionalidades, manutenção e suporte do vendedor, expectativa do número de usuários, mínimo de performance.

2) Avaliação Detalhada dos Requisitos e Processos

O segundo passo consiste em uma análise aprofundada, é necessário detalhar as necessidades específicas do laboratório e avaliar, com o suporte do vendedor escolhido, as discrepâncias entre o vendedor/software escolhido e os requerimentos de laboratório. Cada discrepância deve ser avaliada cuidadosamente a fim de encontrar a melhor conciliação entre o processo proposto pelo vendedor e uma solução totalmente customizada.

A implementação do LIMS é uma boa oportunidade para revisar todos os processos e fluxos de trabalho no laboratório, para fazer com que eles estejam em conformidade com os padrões internacionais e eficientes e Boas Práticas. Além disso, o software LIMS funciona por processos e não por área (como fazem muitas companhias), esse tipo de perspectiva pode permitir ou facilitar a otimização e harmonização de processos existentes.

No caso da implementação de uma nova solução LIMS onde o LIMS anterior já existe, imaginar um grande número de customizações para que o novo sistema funcione exatamente como o anterior não é a melhor solução. Além das claras implicações financeira do retrabalho da funcionalidade de vendedor significativo, é para ser considerado que este processo de retrabalho limitará fortemente a possibilidade de melhorar um processo existente.

Ao invés disso, falar sobre uma primeira implementação do LIMS é recomendada para identificar o Minimum Viable Product (MVP) (Produto viável mínimo), o set mínimo de funcionalidades e processos que são obrigatórios para utilizar a nova solução. A identificação do MVP permite dar foco nas funcionalidades principais, deslocando todas os requerimentos em voga ou não obrigatórios para um passo que irá acontecer depois da liberação da primeira solução, e vai ser realizada depois que o time de laboratório tenha uma experiência adequada para acessar o requerimento/requisitos adicionais.

Apesar da implementação do LIMS ser uma atividade extensa e exija tempo, aplicar isso para o seu laboratório vai gerar resultados positivos. LIMS facilita o gerenciamento de dados e regulamentos de conformidade , providenciar a possibilidade de rever e otimizar seus processos laboratoriais e torna-los mais eficiente.