De acuerdo con el capítulo 1 de las BPF de la UE, Sistema de calidad farmacéutica, sección 1.4:
Un Sistema de Calidad Farmacéutica apropiado para la fabricación de medicamentos debe garantizar que: "(...) (xiv) Se debe aplicar un nivel apropiado de análisis de causa raíz durante la investigación de desviaciones, sospechas de defectos del producto y otros problemas. Esto puede determinarse utilizando los principios de la gestión de riesgos para la calidad. En los casos en que no pueda determinarse la causa o causas raíz reales del problema, debe considerarse la posibilidad de identificar la causa o causas raíz más probables y abordarlas. Cuando se sospeche que la causa es un error humano o se identifique como tal, deberá justificarse esta sospecha teniendo cuidado de garantizar que no se han pasado por alto errores o problemas basados en procesos, procedimientos o sistemas (...)".
La necesidad de una investigación adecuada también se recoge en el reglamento sobre Buenas prácticas de fabricación de EE.UU. en el CFR §211.22 Responsabilidades de la unidad de control de calidad, §211.100 Procedimientos escritos; desviaciones y §211.192 Revisión del registro de producción se establece claramente que "el incumplimiento de cualquiera de las especificaciones de un lote o de cualquiera de sus componentes deberá investigarse exhaustivamente, tanto si el lote ya se ha distribuido o no (...)".
Cabe destacar que cualquier desviación debe registrarse y clasificarse antes de pasar a la siguiente fase de fabricación para evaluar el impacto de un evento concreto en el proceso de fabricación/envasado. Es de suma importancia subrayar que la desviación es un acontecimiento no planificado. Todos los cambios planificados deben introducirse mediante un sistema de control de cambios.
La normativa GMP de la UE exige directamente que se aplique un proceso de análisis de causa raíz (ACR) en la fase de investigación. El Análisis de Causa Raíz es un conjunto de metodologías de resolución de problemas cuyo objetivo es identificar las causas raíz de los problemas o desviaciones y establecer la relación causal entre las causas raíz identificadas y el problema.
El objetivo de un ACR es minimizar o eliminar por completo el riesgo de que vuelva a producirse un problema mediante la aplicación de medidas correctivas adecuadas basadas en las causas subyacentes.
El equipo de ACR siempre debe estar compuesto por un líder (que coordine todo el proceso) y un grupo de expertos que representen a todas las áreas potencialmente implicadas en el problema.
Las fases del ACR son bien conocidas, y el análisis se lleva a cabo siguiendo el diagrama de flujo:
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1.Identificar y describir el problema
2.Medir el problema (recopilación de datos)
3.Analizar los elementos buscando la causa raíz
4.Identificar acciones correctivas/preventivas eficaces
5.Comprobar la eficacia de las acciones aplicadas
Sin embargo, a pesar de la idea de mejora continua que sustenta el concepto del ACR, en la industria farmacéutica existe la tendencia a cerrar rápidamente la investigación de la desviación con la conclusión del "error humano" como causa raíz. Cuando se profundiza en este tipo de afirmaciones (¡y las agencias reguladoras lo hacen!), se puede descubrir fácilmente que la investigación no se realizó con la suficiente profundidad. En realidad, la mayoría de las desviaciones no tienen su origen en un simple error humano. Puede ser el síntoma visual, mientras que el problema está en otra parte.
Como se indica en los conjuntos de datos de observaciones de inspección de la FDA, en 2020 y 2021 la Agencia emitió más de una docena de observaciones relacionadas con la violación del CFR 211.22(a) en términos de investigaciones inadecuadas. Además, no es difícil encontrar cartas de advertencia (WL) de la FDA que describen violaciones flagrantes en el sistema de gestión de desviaciones. En una WL del 6 de marzo de 2019, un fabricante de medicamentos OTC no investigó la causa raíz de Out-of-Specification (OOS) en los estudios de estabilidad. Los resultados de OOS reaparecieron en los lotes posteriores durante el control durante el proceso; en el informe de desviación, se señaló que "la seguridad, la calidad y el rendimiento del producto no se ven afectados", sin más explicaciones. Claramente, el nivel de esfuerzo incorporado no fue suficiente.
Otro ejemplo es un WL del 15 de septiembre de 2020 a un proveedor de reenvasado de medicamentos humanos, en el que los inspectores de la Agencia identificaron una carpeta que contenía 11 registros de lotes etiquetados como "desviaciones", sin investigación ni forma de procedimiento.
Para evitar este tipo de auditorías u observaciones reglamentarias no deseadas, es esencial realizar la investigación con el nivel de escrutinio adecuado. Algunas herramientas de ACR resultan útiles para hacerlo factible, como los 5 Por qués, el diagrama de causa y efecto (espina de pescado) y el análisis modal de fallos y efectos (AMFE). Es crucial delegarlas en personal competente y adecuadamente formado para la gestión de desviaciones. El conocimiento del proceso y de la normativa son esenciales.
Hacer preguntas es siempre la base de todo ACR en la gestión de desviaciones. Cuanto antes se hagan las preguntas, incluso a los operarios que trabajan en el proceso, mejor, ya que el tiempo no suele jugar a favor de los recuerdos. Recordar un suceso que ocurrió hace menos de un mes es posible, pero pueden faltar detalles cruciales.
Es una de las herramientas más sencillas y rápidas que pueden utilizarse para el ACR. No requiere ningún apoyo estadístico ni nociones particulares. Puede utilizarse para problemas relativamente sencillos o, en cualquier caso, como primer paso, incluso para problemas más complicados, que luego requieren un mayor apoyo estadístico o técnico.
Es una herramienta para situaciones más complicadas que ayuda al equipo de investigación a centrarse en el problema utilizando métodos gráficos/visuales. El proceso se basa en identificar las macrocategorías del problema y dibujarlas en el diagrama en forma de espina de pescado. A continuación se inicia el análisis, aumentando gradualmente el grado de detalle y la información sobre el problema, añadiendo datos recopilados en el gráfico hasta que se nombra claramente la causa raíz. Esto permite identificar posibles relaciones y estimula el debate.
Es un método paso a paso para determinar dónde y cómo puede fallar el proceso y el impacto relativo de los distintos fallos. Suele iniciarse en las primeras fases de diseño conceptual y continúa durante todo el ciclo de vida del producto o servicio. La finalidad del AMFE es tomar medidas para desvanecer o reducir los fallos, centrándose en los más prioritarios. Esta herramienta también documenta los conocimientos y acciones actuales sobre los riesgos de fallos para utilizarlos en la mejora continua. Durante la fase de diseño, se utiliza para prevenir fallos. Más adelante, se utiliza para el control (antes y durante el funcionamiento del proceso).
La investigación de desviaciones siempre estará en el punto de mira de las auditorías e inspecciones. Además, un análisis en profundidad de los sucesos imprevistos permite al fabricante mejoras, optimización y, posiblemente, ahorros.
